نظم ادارة الوثائق الالكترونية DMS Document Management System

الموضوع الذي سأقدمه اليوم حيوي وحساس ويمس كل شرائح مستخدمي الكمبيوتر باختلاف اعمارهم و اختصاصاتهم فتابعوا معي المقال التالي لاستثمار أفضل للحاسوب لتسهيل حياتنا اليومية .
من منا لم يقضي ساعات في البحث عن ملف Word أو صفحة انترنت htm مخزنة في غابات و أدغال من المجلدات Folders ضمن اقراص التخزين الصلبة (الهارد ديسك) ..

من منا لم يخذله جهازه في الموقف حين يذكر لأحدهم انه يملك ملفا أو وثيقة في موضوع ما فطلب منه الآخران تريه اياه في الحال .. غالبا سيحمر وجهك خجلا !! .. فقد خزنتها من بضع سنوات ولاتدري أين ولاتذكر حتى ماذا أسميت الملف .. سيتطلب الأمر ساعات لتأتي له بها .. حتى لو شغلت أداة البحث الخاصة بويندوز !

مشكلة مربكة حقا ولن تعرف طعمها الا في الأوقات الحرجة حيث تكون في أمس الحاجة الى وثيقة ما في أسرع وقت ممكن !!
يعاني أصحاب المشاريع الجامعية (أو غير الجامعية ) في مرحلة جمع وثائق حول مشاريعهم من هذه المشكلة حيث يصل بهم المطاف الى تكدسات من الملفات تدور حول نفس الموضوع .

حتى لو حاولت فهرسة القرص الصلب (الهاردديسك) الى مجلدات مصنفة بدقة .. لاتزال ملفات الوثائق المبعثرة و المخزنة المكدسة عبر السنين يبدو منظرها مرعبا .

ويزداد الأمر تعقيدا حين يستخدم هذه الوثائق اكثر من شخص (مجموعة عمل) كما في المشاريع الجامعية والمدرسية ويتناوبون عليها في أوقات متفاوتة تحريرا وتعديل وحذفا وحفظا وتخزينا بشكل فوضوي بدون اي منهجية أو تنظيم مما يؤدي الى تشتيت في العمل وخلافات بين افراد المجموعة حيث تدون كل حركة اجريت على الوثائق بالوقت والتاريخ واسم المستخدم الذي قام بالفعل .

وتزداد خطورة الأمر وجديته حين تكون هذه الوثائق خاصة بمؤسسة ( مهما كان نوع المؤسسة ) سواء كانت دائرة حكومية أو شركة (مهما كان تخصصها ) أو كالة أنباء أو مدرسة أو جامعة .

ماذا لو حللت لك هذه المشكلة بشرط ان تفرغ من وقتك ساعتين فقط (ربما أقل !!) لنرتب معا أوراقك وملفاتك المبعثرة في أرفف نظام ادارة الوثائق الإلكتروني .. لترتاح بعد ذلك مدى الحياة من عناء قضاء ساعات بين دهاليز المجلدات بحثا عن وثيقة ما خزنتها من بضع سنين .

أنظمة ادارة الوثائق الالكترونية ليست الا واجهة تحكم برمجية سهلة الاستخدام بسيطة التصميم تستطيع عبرها تنظيم كل ما تمتلك من وثائق وادراج كل المعلومات المتوفرة حولها من صور وملفات سمعية وبصرية وتاريخ التحرير وترقيم الاصدارات والمسودات لكاتبي المقالات ..

الجميع سيستفيد من نظم ادارة الوثائق الالكترونية :
العاملين في تطوير وبرمجة وتصميم مواقع الويب سيجدون في هذه النظم خير معين في مهنتهم ، القارئ المثقف في منزله والطالب والكاتب والأديب والروائي والباحث والضابط والمحقق .. المدرس والطالب ، اساتذة ودكاترة الجامعات وحتى ربة المنزل .. وأنت !!

هذه النظم تدعم استيراد الوثائق من معظم مصادر الحصول على الوثائق حاسوبيا سواء كانت الوثيقة منتجة محليا في الحاسب نفسه (ضمن برنامج word أو اكسل أو شرائح العرض Power Point أو حتى المفكرة .. الخ ) أو ممكن ان تكون الوثيقة مستوردة من مصدر خارجي كالبريد الالكتروني أو الفاكس أو الماسح الضوئي - سكانر - (عبر تقنية التعرف ضوئيا على المحارف OCR ) .

كما تدعم معظم نظم ادارة الوثائق الالكترونية ملفات الوسائط المتعددة أي الملفات السمعية والبصرية MultiMedia من صور فوتوغرافية أو خرائط الكترونية أو تسجيلات صوتية .. الخ وتعتبرها وثائق الكترونية حكمها حكم الوثائق المكتوبة من حيث التنظيم والفهرسة .

كما تهيء لك هذه الأنظمة نسخة قابلة للطباعة بضغطة زر .

كما تجدر الاشارة ان بعض نظم ادارة الوثائق الالكترونية تطبيق شبكي موزع أي يمكن العمل عليه بشكل متوازي منظم من عدة حواسيب مرتبطة عبر شبكة ما سواء كانت محلية LAN أو مؤسساتية MAN أو انترانت Intranet أو شبكة واسعة WAN كشبكة الانترنت (أي الحواسيب العاملة على النظام تقع في أقطار أو محافظات مختلفة) بحيث يدير النظام العمل ضمن عدة حواسيب على نفس الوثائق دون حدوث فوضى أو التباس .


تتضمن منظومة ادارة الوثائق الالكترونية المحاور التالية :


أول وأهم محور : تحقيق أيسر وأسهل الطرق لاستعادة المعلومات أو بتعبير آخر آليات البحث سواء كان البحث على وثيقة معينة أو على معلومات ضمن الوثائق ويمكن تحقيق هذا المحور بتوفير محرك بحث فعال وسريع في منظومة ادارة الوثائق الالكترونية ، كما ان آلية الفهرسة والتصنيف الصحيح للوثائق تلعب دورا هاما في سرعة استعادة المعلومات بحثا أو استعراضا ، كذلك لتيسير عملية البحث تحتاج المنظومة معلومات اضافية واصفة للوثيقة منها ما تضيفه المنظومة اوتوماتيكيا كتاريخ التحرير والاضافة ومن هذه المعلومات ما يستوجب منك اضافتها بنفسك (ان أردت ذلك) كالكلمات المفتاحية وتاريخ اصدار الوثيقة ومصدر الوثيقة واسم كاتب الوثيقة واسم من قام باضافة الوثيقة للمنظومة .. الخ .


تحقيق آليات وسياسيات أمن وخصوصية للوثائق الهامة والحساسة ، تختلف منظومة عن أخرى بتحقيق هذا المحور فمنها ما يستخدم كلمة سر متفق عليها مسبقا لقفل الوثيقة ومنها ما يستخدم تقنية التوقيع الرقمي وأخرى تفضل آليات التشفير لتشويه النص .. الخ

تحقيق أمثل لعملية الأرشفة الالكترونية
أيضا تختلف كل منظومة عن اخرى باختيار الطرق المثلى لاحتفاظها بنسخ احتياطية للبيانات في حال فقدانها دون حدوث اغراق أو هدر لوسط التخزين المخصص للأرشفة .

موضوع الحذف الآلي للوثائق
البعض قد يختار حذف البيانات حسب الأقدم تبعا للكمية (كمثال كلما تضاف 20 وثيقة جديدة احذف الـ 20 وثيقة السابقة ) .. البعض الآخر قد يختار الحذف تبعا لتجاوز تاريخ محدد (مثال حذف الوثائق التي عمرها اكثر من سنة واحدة ) .. الخ

موضوع توزيع الوثائق : كتاب بعض المقالات والنشرات قد يرغبون بارسالها حال انتهائها بشكل اوتوماتيكي الى عدد من الجهات أو الأفراد .. توفر معظم أنظمة آليات ادارة الوثائق الالكترونية آليات لتنظيم الارسال المنتظم الاوتوماتيكي للوثائق بحسب ما تضبط الاعدادات .


تنظيم الاصدارات المتتالية والمسودات للوثائق وترقيمها بالشكل الصحيح بحيث يمكن لأي من مستخدمي المنظومة الرجوع الى احد الاصدارات او المسودات السابقة للوثيقة وخلق اصارات جديدة بناء على اصدارات سابقة بحيث تحافظ المنظومة على الترقيم الصحيح .

التوثق من المستخدمين وتحديد صلاحيات الوصول للوثائق
قد تستخدم نظم ادارة الوثائق الالكترونية مدارس وجامعات ( كمثال ) وقد تدون فيها خطط امتحانية ونماذج ومسودات الأسئلة من قبل الهيئة التدريسية وقد يستخدم نفس المنظومة الطلاب للحصول على كتب الكترونية أو مراجع دراسية .. الخ ، توفر معظم نظم ادارة الوثائق آلية تحديد لصلاحيات المستخدمين بحيث تمنع في هذه الحالة الطلاب وتحظرهم الدخول لقسم الوثائق الامتحانية وعلى شاكلة هذا المثال تجد الكثير من المواقف التي تحتاج تحديد صلاحيات لاستخدام الوثائق ويتحقق ذلك باتباع نظام حسابات المستخدمين Account المحمية بكلمة سر وتصنيف الحسابات الى انواع تبعا لصلاحيات استخدامها للمنظومة بتحديد من يحق له استعراض الوثائق فقط ومن يحق له اضافة الوثائق والتعديل عليها أو حذفها وتحديد أصناف الوثائق السارية عليها تلك الصلاحيات لكل شريحة من المستخدمين .

موضوع الترابط مع برامج انتاج وتحرير الوثائق الشائعة الاستخدام ودعم وثائقها
ليس بالضرورة ان يتم انتاج الوثيقة أو في برنامج ادارة الوثائق الالكترونية (على الرغم من انه يحوي محرر للنصوص) ولا تفترض ان كل اصناف الناس تتعامل معه ، لذلك منظومة ادارة الوثائق الجيدة عليها ان تدعم استيراد وتصدير الوثائق من والى اكبر عدد ممكن من التطبيقات والبرامج الشائعة الاستخدام التي تعنى بالوثائق مثل Word و Excel و Power Point وبرامج زبائن البريد مثل Outlook وبرامج محررات الصور الشهيرة وبرامج الخرائط الالكترنية ونظم المعلومات الجغرافية GIS وبرامج التعرف الضوئي على المحارف OCR (التي تحول الوثائق الورقية من الماسح الضوئي سكانر من نسق صورة رقمية الى نسق وثيقة رقمية محرفية مكتوبة )


ملاحظة : تلك المحاور هي مناقشة عامة لمعايير جودة نظم ادارة الوثائق الالكترونية وليس بالضرورة ان يحقق كل نظام ادارة وثائق الكترونية كل تلك المحاور .

كيفية اقتناء نظام ادارة وثائق الكترونية :

نظم تجارية
أشهرها النظام الذي تقدمه شركة ميكروسوفت الأمريكية ضمن حزمة اوفيس 2007
ويسمى SharePoint Server
مع التنويه انه منظومة احترافية لإدارة الوثائق الالكترونية وليس سهل الاستخدام .